Сегодня я хочу поделиться с вами популярным инструментом тайм-менеджмента, который большинство людей используют неверно. Мне бы хотелось, чтобы вы достигали успехов легко, а не находились в обессиливающей гонке за недостижимым “призом”, поэтому я расскажу, как эффективно использовать свое время без вреда для психо-эмоционального состояния.
Автором этой системы является один из американских президентов по имени Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Очевидно, что он был весьма занятым человеком, и ему ежедневно приходилось выполнять массу разных дел. Вследствие этого, Эйзенхауэр разработал собственную систему, которая помогала ему своевременно справляться с различными задачами. Сегодня, матрица Эйзенхауэра является очень популярной в тайм-менеджменте. Ею пользуется масса людей на всей планете, начиная от самых простых работников и заканчивая руководителями солидных компаний и корпораций.
Идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы научиться быстро отличать важные дела от второстепенных и тех, которые вообще не требуют внимания. Матрица приоритетов представляет собой таблицу, состоящую из четырех квадрантов. При этом любое дело может быть вписано в нее в зависимости от двух параметров: срочность и важность.
- 1 поле: Важные и безотлагательные дела;
- 2 поле: Важные, но не очень срочные дела;
- 3 поле: Не важные, но срочные дела;
- 4 поле: Не важные и не срочные дела.
Как работать с матрицей Эйзенхауэра?
1. Важные и срочные дела.
Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи. Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.
К делам, которые следует помещать в квадрант «1», можно отнести следующие:
- Задачи, невыполнение которых в данную минуту станет причиной появления неприятностей;
- Дела, имеющие отношение к нашему самочувствию и здоровью;
- Задачи, не выполнив которые, вы отдалитесь от намеченной заранее цели.
В качестве примеров таких дел можно привести такие:
- Завершение проекта, у которого скоро наступает срок сдачи;
- Внеплановый визит к доктору;
- Важный звонок партнеру по бизнесу или клиенту;
- Необходимый отдых по причине хронической усталости или возникновения синдрома профессионального выгорания;
- Вызов сантехника для ремонта протекающей трубы.
2. Важные и не очень срочные дела.
Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение — означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо. Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок
В качестве примеров дел можно представить следующие:
- Разработка плана нового проекта;
- Анализ имеющихся результатов;
- Превентивные действия;
- Налаживание контактов и отношений;
- Выявление дополнительных перспектив и разработка альтернативных проектов.
3. Не очень важные, но срочные дела.
Это поле матрицы Эзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.
В квадрант «3» могут все шансы попасть следующие дела:
- Незапланированные срочные встречи;
- Внезапно возникшие хлопоты в виде гостей, которые требуют вашего внимания;
- Незапланированная уборка или устранение негативных последствий вашей невнимательности;
- Любые другие задания, которые отдаляют вас от первоначальной цели.
4. Не срочные и не важные дела.
В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы. Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д. То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.
И вот, в чем главная ошибка людей, применяющих матрицу приоритетов… Они начинают отказываться от занятий, которые наполняют их. Да, иногда чтение, казалось бы, “бесполезной художественной литературы” дарит силы на свершение подвига в бизнесе!
Вот, как выглядит матрица, которую вы можете часто встретить в интернете:
А вот, как она должна выглядеть:
Если вы чувствуете усталость, то не заставляйте себя продолжать работу. 4-ый квадрат в матрице для того и находится там, чтобы вы определили для себя ресурсные развлекательные занятия и использовали тогда, когда они вам действительно на пользу. Это позволит вам избежать эмоционального выгорания.
Потому что все, что вам нужно соблюдать, – это сосредоточиться в основном на делах из квадрата 2. Если дела из списка не очень срочных, но важных попадут в квадрат важных и срочных дел — не страшно. Главное, чтобы подобное перемещение не стало тенденцией.
Работать с квадратом Эйзенхауэра будет удобнее, если:
- Определить для себя долгосрочные цели и пошагово расписать задачи для их достижения. Задачи распределить по квадратам;
- Расставить в каждом поле задачи по степени важности, пронумеровав их латинскими буквами или цифрами. Браться стоит сначала за более срочные и важные дела;
- Не отвлекаться от выполняемой в данный момент задачи на перекуры, просмотр социальных сетей и другие дела.
Матрица Эйзенхауэра – это великолепный шанс получить значительный дополнительный ресурс в виде освободившегося времени. Используйте его именно для этого позитивного результата!
А если у вас есть сложности с постановкой цели, то просто посмотрите наш вебинар “Как избежать ошибок в постановке целей и за год получить все, о чем ты мечтаешь.”