Популярный прием тайм-менеджмента, который может навредить. Матрица Эйзенхауэра

Сегодня я хочу поделиться с вами популярным инструментом тайм-менеджмента, который большинство людей используют неверно. Мне бы хотелось, чтобы вы достигали успехов легко, а не находились в обессиливающей гонке за недостижимым «призом», поэтому я расскажу, как эффективно использовать свое время без вреда для психо-эмоционального состояния.

Автором этой системы является один из американских президентов по имени Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Очевидно, что он был весьма занятым человеком, и ему ежедневно приходилось выполнять массу разных дел. Вследствие этого, Эйзенхауэр разработал собственную систему, которая помогала ему своевременно справляться с различными задачами. Сегодня, матрица Эйзенхауэра является очень популярной в тайм-менеджменте. Ею пользуется масса людей на всей планете, начиная от самых простых работников и заканчивая руководителями солидных компаний и корпораций.

Идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы научиться быстро отличать важные дела от второстепенных и тех, которые вообще не требуют внимания. Матрица приоритетов представляет собой таблицу, состоящую из четырех квадрантов. При этом любое дело может быть вписано в нее в зависимости от двух параметров: срочность и важность.

  • 1 поле: Важные и безотлагательные дела;
  • 2 поле: Важные, но не очень срочные дела;
  • 3 поле: Не важные, но срочные дела;
  • 4 поле: Не важные и не срочные дела.

Как работать с матрицей Эйзенхауэра?

 

1. Важные и срочные дела.

Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи. Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.

К делам, которые следует помещать в квадрант «1», можно отнести следующие:

  • Задачи, невыполнение которых в данную минуту станет причиной появления неприятностей;
  • Дела, имеющие отношение к нашему самочувствию и здоровью;
  • Задачи, не выполнив которые, вы отдалитесь от намеченной заранее цели.

В качестве примеров таких дел можно привести такие:

  • Завершение проекта, у которого скоро наступает срок сдачи;
  • Внеплановый визит к доктору;
  • Важный звонок партнеру по бизнесу или клиенту;
  • Необходимый отдых по причине хронической усталости или возникновения синдрома профессионального выгорания;
  • Вызов сантехника для ремонта протекающей трубы.

2. Важные и не очень срочные дела.

Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение — означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо. Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок

В качестве примеров дел можно представить следующие:

  • Разработка плана нового проекта;
  • Анализ имеющихся результатов;
  • Превентивные действия;
  • Налаживание контактов и отношений;
  • Выявление дополнительных перспектив и разработка альтернативных проектов.

3. Не очень важные, но срочные дела.

Это поле матрицы Эзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.

В квадрант «3» могут все шансы попасть следующие дела:

  • Незапланированные срочные встречи;
  • Внезапно возникшие хлопоты в виде гостей, которые требуют вашего внимания;
  • Незапланированная уборка или устранение негативных последствий вашей невнимательности;
  • Любые другие задания, которые отдаляют вас от первоначальной цели.

4. Не срочные и не важные дела.

В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы. Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д. То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.

И вот, в чем главная ошибка людей, применяющих матрицу приоритетов… Они начинают отказываться от занятий, которые наполняют их. Да, иногда чтение, казалось бы, «бесполезной художественной литературы» дарит силы на свершение подвига в бизнесе!

Вот, как выглядит матрица, которую вы можете часто встретить в интернете:

А вот, как она должна выглядеть:

Если вы чувствуете усталость, то не заставляйте себя продолжать работу. 4-ый квадрат в матрице для того и находится там, чтобы вы определили для себя ресурсные развлекательные занятия и использовали тогда, когда они вам действительно на пользу. Это позволит вам избежать эмоционального выгорания.

Потому что все, что вам нужно соблюдать, — это сосредоточиться в основном на делах из квадрата 2. Если дела из списка не очень срочных, но важных попадут в квадрат важных и срочных дел — не страшно. Главное, чтобы подобное перемещение не стало тенденцией.

Работать с квадратом Эйзенхауэра будет удобнее, если:

  • Определить для себя долгосрочные цели и пошагово расписать задачи для их достижения. Задачи распределить по квадратам;
  • Расставить в каждом поле задачи по степени важности, пронумеровав их латинскими буквами или цифрами. Браться стоит сначала за более срочные и важные дела;
  • Не отвлекаться от выполняемой в данный момент задачи на перекуры, просмотр социальных сетей и другие дела.

Матрица Эйзенхауэра – это великолепный шанс получить значительный дополнительный ресурс в виде освободившегося времени. Используйте его именно для этого позитивного результата!

А если у вас есть сложности с постановкой цели, то просто посмотрите наш вебинар «Как избежать ошибок в постановке целей и за год получить все, о чем ты мечтаешь.»